Comisia constituită în anul 2007 de inventariere a arhivei SIPA ar fi identificat nereguli privind evidența, păstrarea și distrugerea informațiilor secrete de stat, unele note având anexate exemplare ale cotidienelor centrale sau locale.
„Comisia a identificat nereguli cu privire la evidența, păstrarea, procesarea, multiplicarea și distrugerea informațiilor secrete de stat în contradicție cu prevederile HG 585/2002 — Cap. 3 privind standardele naționale de protecție a informațiilor clasificate și a protecției juridice și fizice a acestora, după cum urmează:
*Cu prilejul verificărilor s-a constatat că aceleași documente apar în dosare diferite, în foarte multe cazuri exemplarele 1 și 2 se repetă sau apar în dosare ori volume diferite, în copie xerox;
*S-a constatat că notele au anexate o serie de adrese, sentințe sau decizii, exemplare ale cotidienelor centrale sau locale, care sunt evidențiate cu marker-ul, o serie de documente nu prezintă titlu, iar numărul de înregistrare este înscris cu creionul;
*Se remarcă ștersături cu pastă corectoare, renumerotarea notelor informative, copierea pe suport de hârtie imprimată pe verso;
*De asemenea, unele rapoarte prezintă mențiunea ‘s-a făcut xerox”, altele sunt xerocopii, precum și mențiunea ‘nota e pe discheta nr.”. Notele prezintă particularitățile ciornei, sunt corectate și subliniate;
*Au fost evidențiate și erori materiale cu privire la opisarea unităților arhivistice;
*Unitățile arhivistice de la nivelul Serviciului de Analiză, Sinteză și Secretariat sunt create prin opisare dezordonată, fără a se putea stabili nici cea mai mică legătură între documentele dintr-o unitate arhivistică”, se arată în Raportul privind activitatea Comisiei constituite prin Ordinul Ministrului Justiției nr. 1348/C din 31 mai 2007.
Comisia a fost de părere că „acest fapt face practic imposibilă stabilirea destinației pe care ar trebui să o aibă documentele create, ceea ce ar presupune desigilarea unităților arhivistice, o nouă inventariere și opisare”.
De altfel, arăta Comisia, condițiile de depozitare a arhivei sunt improprii unei asemenea operațiuni, în încăperile în care aceasta se află existând un extrem de mic spațiu liber, de aproximativ 5 metri pătrați și respectiv 9 metri pătrați.
Comisia mai arată că, în privința mediilor de stocare electronică, a fost găsit un dosar conținând 11 plicuri sigilate, ștampilate și semnate, conținând probabil C.D.-uri, o cutie ce conține un hard-disk marca Seagate, precum și dischete și C.D.-uri nesigilate.
Mai mult, în Raport se precizează că în zona proximă spațiului de depozitare a arhivei, Comisia a identificat un multifuncțional xerox, activat prin cheie de acces, folosit anterior pentru executarea de copii xerox după documentele aflate în arhivă. Pe toată durata activității Comisiei, xeroxul a fost depozitat în afara spațiului arhivei, fiind sigilat pe componentele de operare cu bandă adezivă.